Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung für die Buchung und Vermietung von Ferienhäusern

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Vermietung von Ferienhäusern ist:

Recknitz-Tourist Marlow
Inh. Tino Stypmann
Kleine Teichstraße 1
18337 Marlow

Telefon: 0174 6789 343
E-Mail: recknitz-tourist@web.de

Diese Datenschutzerklärung gilt insbesondere für Buchungen, die:

• über externe Buchungsportale (z. B. booking.com, HRS, fewo-direkt, AirBnB oder andere Plattformen)
• per E‑Mail, Telefon oder persönlich direkt bei uns vorgenommen werden – unabhängig davon, ob unsere Website genutzt wird.

Hinweis: Eine gesonderte, ausführliche Datenschutzerklärung für die Nutzung unserer Website (inkl. Online-Buchung, Cookies, Google Analytics, YouTube etc.) können Sie jederzeit direkt auf unserer Website unter https://www.recknitz-tourist-marlow.de/ einsehen.

2. Art der verarbeiteten Daten

Im Rahmen der Buchung, Verwaltung und Durchführung von Aufenthalten in unseren Ferienhäusern verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

2.1 Stammdaten

• Anrede, Vorname, Nachname
• Adresse (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land)
• Kontaktdaten (z. B. E‑Mail-Adresse, Telefonnummer)

2.2 Buchungs- und Vertragsdaten

• gebuchte Unterkunft / Ferienhaus
• An- und Abreisedatum
• Anzahl und ggf. Alter der mitreisenden Personen
• Gebuchte Zusatzleistungen (z. B. Kinderbett, Haustiere), soweit angegeben
• Buchungsnummer / Reservierungsnummer
• Korrespondenz im Zusammenhang mit der Buchung (E‑Mails, Notizen zu Telefonaten etc.)

2.3 Zahlungsdaten

• gewählte Zahlungsart (z. B. Überweisung, Barzahlung, Kartenzahlung, Online-Zahlungsdienst)
• Zahlungsstatus
• Bankverbindung (z. B. IBAN, BIC), zur Rückerstattung der Kaution
• bei Nutzung von Zahlungsdienstleistern: Transaktionskennungen, Beträge, Datum/Zeit der Zahlung

(Vollständige Kreditkartendaten werden in der Regel durch den Zahlungsdienstleister oder das Portal verarbeitet – nicht von uns gespeichert.)

2.4 Meldedaten (Gästemeldeschein)

Soweit gesetzlich vorgeschrieben (z. B. nach dem Bundesmeldegesetz), erheben wir zudem:

• Vor- und Familiennamen
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Anschrift
• Datum der Ankunft und der voraussichtlichen Abreise
• Seriennummer des Ausweisdokuments (nur bei ausländischen Gästen, soweit gesetzlich verlangt)

3. Herkunft der Daten

Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten:

• direkt von Ihnen, wenn Sie per E‑Mail, Telefon, persönlich oder schriftlich bei uns buchen, oder
• von einem externen Buchungsportal, bei dem Sie Ihre Buchung vorgenommen haben (z. B. booking.com, fewo-direkt etc.).

In diesem Fall übermittelt uns das Portal die Daten, die für die Bearbeitung der Buchung erforderlich sind (Name, Kontaktdaten, Aufenthaltszeitraum, Personenzahl, Zahlungsstatus etc.).
Die Portale verarbeiten Ihre Daten zusätzlich in eigener Verantwortung. Es gelten daher auch die jeweiligen Datenschutzerklärungen des entsprechenden Portals.

4. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

1. Anbahnung und Abschluss des Miet-/Beherbergungsvertrags
   • Bearbeitung von Anfragen und Reservierungen
   • Erstellung und Übersendung von Angeboten und Buchungsbestätigungen
2. Durchführung und Abwicklung des Vertrags
   • Organisation des Aufenthalts (Check-in / Check-out, Schlüsselübergabe etc.)
   • Kommunikation mit Ihnen vor, während und nach dem Aufenthalt
   • Bearbeitung von Änderungen, Umbuchungen, Stornierungen
   • Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung
3. Erfüllung rechtlicher Pflichten
   • Führung des Meldescheins / Meldung gegenüber Behörden nach melderechtlichen Vorschriften
   • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten
4. Wahrung berechtigter Interessen
   • Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (z. B. Stornokosten, Schadensersatz)
   • Vermeidung von Missbrauch und Betrug
   • interne Verwaltungs- und Organisationszwecke (z. B. Auslastungsplanung)
5. Marketing und Kundenbindung (im zulässigen Rahmen)
   • ggf. Versand von Informationen zu ähnlichen eigenen Angeboten an Bestandskunden per E‑Mail, soweit gesetzlich erlaubt und Sie dem nicht widersprochen haben

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen:

1. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen
   • für alle Verarbeitungen, die mit der Anbahnung, dem Abschluss und der Durchführung des Miet-/Beherbergungsvertrags zusammenhängen
2. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung
   • Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (z. B. Steuer- und Handelsrecht)
   • Meldedaten gegenüber Behörden (z. B. Meldescheinpflicht, örtliche Melde-/Kurabgabenregelungen)
3. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse
   • interne Verwaltung und Organisation
   • Geltendmachung und Abwehr von Rechtsansprüchen
   • Vermeidung von betrügerischen Buchungen
   • Direktwerbung für eigene ähnliche Angebote an Bestandskunden im Rahmen von § 7 Abs. 3 UWG (mit Widerspruchsmöglichkeit)
4. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
   • soweit Sie ausdrücklich eine Einwilligung erteilen (z. B. für einen Newsletter oder weitergehende Marketingmaßnahmen über den gesetzlich zulässigen Rahmen hinaus)

6. Empfänger der Daten und Weitergabe an Dritte

Ihre personenbezogenen Daten werden nur weitergegeben, soweit dies rechtlich zulässig und für die genannten Zwecke erforderlich ist.

Mögliche Empfänger sind insbesondere:

• Miteigentümer/Vermieter der Ferienhäuser, soweit diese nicht identisch mit dem Verantwortlichen sind und Informationen zur Durchführung Ihrer Buchung benötigen
• Steuerberater und ggf. Wirtschaftsprüfer, zur Erfüllung steuerlicher Pflichten
• Behörden und öffentliche Stellen, z. B.:
  • Meldebehörde (Meldeschein)
  • Finanzbehörden
  • Kommunen (z. B. Kurtaxe/Fremdenverkehrsabgabe)
• Rechtsanwälte, Gerichte, Inkassounternehmen, soweit erforderlich zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen
• Banken und Zahlungsdienstleister, im Rahmen der Zahlungsabwicklung
• ggf. IT-/Software-Dienstleister, die Buchungs- und Verwaltungssoftware oder E‑Mail-Systeme bereitstellen (im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO)

Mit Dienstleistern, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, schließen wir Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

7. Datenverarbeitung durch Buchungsportale

Wenn Sie ein externes Buchungsportal nutzen, gelten zusätzlich die Datenschutzerklärungen des jeweiligen Portals.

Das Portal:

• erhebt Ihre Daten zunächst in eigener Verantwortung,
• übermittelt uns die für die Abwicklung der Buchung notwendigen Informationen.

In der Regel sind das Buchungsportal und wir getrennt Verantwortliche im Sinne der DSGVO, da beide Parteien personenbezogene Daten zu jeweils eigenen Zwecken verarbeiten (Portal: Betrieb der Plattform, Zahlung, Bewertungen, Marketing; wir: konkrete Abwicklung des Aufenthalts).

Bitte informieren Sie sich in der Datenschutzerklärung des jeweiligen Portals (z. B. booking.com, fewo-direkt, AirBnB), welche Daten dort erhoben und wie sie verarbeitet werden.

8. Datenübermittlung in Drittländer

Grundsätzlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten innerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).

Eine Übermittlung in ein Drittland (außerhalb der EU/des EWR) kann ausnahmsweise stattfinden, wenn:

• Sie ein Buchungsportal nutzen, das seinen Sitz in einem Drittland hat oder dort Daten verarbeitet, oder
• wir einen Dienstleister mit Sitz in einem Drittland einsetzen (z. B. E‑Mail-, oder Cloud-Anbieter).

In solchen Fällen stellen wir sicher, dass vor der Übermittlung geeignete Garantien für ein angemessenes Datenschutzniveau nach Art. 44 ff. DSGVO bestehen, z. B.:

• Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission,
• EU-Standardvertragsklauseln oder
• andere geeignete Schutzmaßnahmen.

9. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Insbesondere gilt:

• Vertrags- und Buchungsunterlagen (einschließlich Rechnungen) werden aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorgaben in der Regel 10 Jahre aufbewahrt.
• Meldescheine werden nach den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt und anschließend vernichtet bzw. gelöscht.
• Korrespondenz (E‑Mails, Schreiben) wird im Regelfall so lange aufbewahrt, wie sie zur Vertragsabwicklung benötigt wird; bei rechtlich relevanten Vorgängen (z. B. Reklamationen, Schadensfälle) entsprechend der Verjährungsfristen (in der Regel 3 Jahre, im Einzelfall länger).

Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine berechtigten Interessen (z. B. laufende Rechtsstreitigkeiten) einer Löschung entgegenstehen.

10. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Für die Buchung und Durchführung Ihres Aufenthalts ist die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten zwingend erforderlich (z. B. Name, Anschrift, Telefonnummer, Aufenthaltszeitraum, Personenzahl). Ohne diese Daten können wir:

• keinen Vertrag mit Ihnen schließen,
• die Unterkunft nicht bereitstellen,
• und gesetzliche Pflichten (z. B. Meldescheinpflicht) nicht erfüllen.

Die Angabe weiterer Daten ist freiwillig. Bestimmte Wünsche oder Zusatzleistungen können jedoch ggf. nicht berücksichtigt werden, wenn die dafür notwendigen Informationen fehlen.

11. Ihre Rechte als betroffene Person

In Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten stehen Ihnen folgende Rechte zu:

1. Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
   Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu erhalten, welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten und weitere Informationen dazu zu bekommen.
2. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
   Sie können verlangen, dass unrichtige Daten korrigiert und unvollständige Daten ergänzt werden.
3. Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
   Sie können verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten gelöscht werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere rechtliche Gründe gegen eine Löschung sprechen.
4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
   Sie können in bestimmten Fällen verlangen, dass Ihre Daten nur noch eingeschränkt verarbeitet werden (z. B. während wir Ihren Widerspruch prüfen).
5. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
   Sie haben das Recht, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder – soweit technisch machbar – an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen.
6. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO – einfach erklärt)

Sie haben das Recht, in bestimmten Fällen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen:

• Verarbeitung auf Grundlage eines „berechtigten Interesses“
  Wenn wir Ihre Daten aufgrund eines sogenannten „berechtigten Interesses“ verarbeiten (zum Beispiel zur internen Verwaltung, Auswertung oder zur Abwehr von Ansprüchen), können Sie dieser Verarbeitung widersprechen, wenn Sie dafür besondere persönliche Gründe haben. In diesem Fall prüfen wir Ihren Widerspruch sorgfältig.
  Wir verarbeiten Ihre Daten dann für diese Zwecke nicht weiter,
  es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen,
  die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Widerspruch gegen Werbung (Direktwerbung)
  Wenn wir Ihre Daten für Direktwerbung (z. B. E‑Mails mit Angeboten) nutzen,
  können Sie dieser Nutzung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen.
  In diesem Fall verwenden wir Ihre Daten künftig nicht mehr zu Werbezwecken.
• Ihren Widerspruch können Sie formlos an uns richten, z. B. per E‑Mail an:
  recknitz-tourist@web.de

7. Recht auf Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
   Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben,
   können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
   Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt davon unberührt.
8. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
   Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren,
   wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

Zuständige Aufsichtsbehörde in Mecklenburg‑Vorpommern ist:

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern
Werderstraße 74a
19055 Schwerin
Telefon: 0385 59494‑0
E-Mail: info@datenschutz-mv.de

12. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Änderung oder Zerstörung zu schützen, u. a.:

• Zugriffsbeschränkungen und Berechtigungskonzepte
• sichere Aufbewahrung von Papierunterlagen (z. B. abschließbare Schränke)
• Schutz und regelmäßige Sicherung elektronischer Daten

Bitte beachten Sie, dass die Kommunikation per E‑Mail trotz aller Vorsichtsmaßnahmen Sicherheitsrisiken bergen kann.

13. Aktualität und Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig. Wir behalten uns vor, sie anzupassen, wenn:

• sich gesetzliche oder behördliche Vorgaben ändern,
• wir unsere internen Prozesse anpassen,
• sich unser Umgang mit Buchungen oder genutzten Dienstleistern ändert (z. B. neue Portale, neue Zahlungsarten).

Die jeweils aktuelle Fassung stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung (z. B. per E‑Mail) und weisen in unseren Unterlagen (z. B. Buchungsbestätigungen) darauf hin, dass diese Datenschutzerklärung sowie die gesonderte Website-Datenschutzerklärung jederzeit auf https://www.recknitz-tourist-marlow.de/ eingesehen werden können.